Jak skutecznie się komunikować?

W teorii komunikacji istnieje wiele modeli komunikowania się. Jeden z najstarszych i jednocześnie najprostszych, to model H. Lasswella. Zgodnie z nim skuteczna komunikacja polega na tym, że nadawca wysyła informację odpowiadającą jego intencjom, a odbiorca bezbłędnie ją odczytuje.

W praktyce porozumiewanie się jest o wiele bardziej skomplikowane, a w jego skład wchodzą  bariery komunikacyjne i tak zwane szumy, których mianem określa się każdą formę zakłócenia czy zniekształcenia, która utrudnia lub uniemożliwia efektywne porozumiewanie. Należą do nich między innymi  hałas, zmęczenie czy niewyraźna artykulacja.

Potocznie komunikację odbieramy jako wymianę słów między osobami. Czy jednak tylko i wyłącznie za pomocą mowy porozumiewamy się z innymi?

Komunikacja werbalna

Komunikacja werbalna opiera się na przekazie słownym. Wykorzystujemy go rozmawiając z drugą osobą, pisząc maile, czytając książki i słuchając radia. Przekaz ten mimo całego bogactwa językowego jest mało precyzyjny, ponieważ jak wiadomo, wypowiadane zdania można interpretować na różne sposoby.

Słowa: „genialny pomysł” - mogą być wypowiadane w sposób sarkastyczny bądź pełen zachwytu. Przekazywany komunikat będzie więc różny, w zależności od intencji nadawcy, mimo użycia się tych samych słów.

Komunikacja niewerbalna

Nie musimy otwierać ust, aby nasze ciała wysyłały otoczeniu różne sygnały, które wyrażają nasze emocje, postawy i nastrój. Warto podkreślić, że dzieje się to bez udziału naszej świadomości, w sposób spontaniczny, np. będąc zdenerwowanymi trzęsą nam się ręce i drży głos.
Rozmówca za pomocą uważnej obserwacji jest w stanie uzyskać cenne informacje na nasz temat, związane m.in. z pewnością siebie, prawdomównością i samopoczuciem.

Dzięki temu mamy możliwość wpływu na proces rozmowy, co umożliwia nam dostosowanie się   do naszego rozmówcy.
Przykładowo, spotykając się z osobą bardzo onieśmieloną, można początkowo zniżyć głos i spowolnić tok mówienia, nie wykonywać gwałtownych gestów, które mogłyby speszyć rozmówcę. Pozwoli to na nawiązanie pierwszego kontaktu i zbudowanie nici porozumienia, na bazie której będziemy następnie rozwijać kontakt.

Do komunikacji niewerbalnej zaliczamy:

• mimikę  -  nasza twarz wyraża emocje, które przeżywamy
• pantomimikę – ruchy ciała, tj. skrzyżowanie rąk, podrygiwanie stopą. 
• stany fizjologiczne – wyrażają one nasz stan emocjonalny. Są to na przykład: drżenie rąk, rumieńce, łzawienie oczu
• dystans  -  odległość w jakiej stajemy od rozmócy
• terytorialność - zachowania przestrzenne
• szybkość mówienia, ton głosu, chrząknięcia
• chód
• postawę - to w jaki sposób stoimy czy siedzimy
• strój i inne elementy wyglądu (np.  makijaż, fryzura, biżuteria, tatuaż)

Bariery komunikacyjne

Zdarza się, że mimo szczerych chęci, nie jesteśmy w stanie porozumieć się z drugim człowiekiem.  Z czym jest to związane? Co przyczynia się do powstawania nieporozumień? Dlaczego czasami interpretujemy komunikat przeciwnie do intencji rozmówcy?
Zjawisko to związane jest z istnieniem barier komunikacyjnych, na które składają się wszystkie czynniki, które utrudniają nam zrozumienie drugiej osoby.

Należą do nich przede wszystkim:

• Różnice kulturowe – kultura, w jakiej się wychowaliśmy ma ogromny wpływ na sposób, w jaki odczytujemy rzeczywistość. Przykładowo Amerykanie, w sprawach biznesowych, mają tendencję do szybkiego przechodzenia do sedna. Japończycy zaś starają się wcześniej zbudować przyjemną atmosferę, czemu poświęcają nawet kilka dni. Dla nich jest to przejaw szacunku wobec partnera biznesowego, a wszelkie próby przyspieszenia rozmów uznają za wielki nietakt.
• Utrudnienia percepcyjne – bywa, że przeszkodą w płynnej komunikacji są utrudnienia związane z narządami zmysłów – np. niedowidzenie, głuchota, jąkanie się.
• Sprzeczność komunikatu werbalnego z niewerbalnym -  z założenia sygnały niewerbalne umożliwiają  rozmówcy dookreślenie treści przekazywanych słowami. Sygnały niewerbalne sprzyjają lepszemu, pełniejszemu zrozumieniu przekazu. Zdarza się jednak, że komunikacja werbalna i niewerbalna nie wspierają się, a sobie nawzajem przeczą. Przykładowo, ktoś nas chwali i jednoczesnie uśmiecha sie cynicznie.
• Nastawienie do rozmówcy – jeżeli dana osoba wyraża niechęć do budowania kontaktu z daną, to trudno będzie skutecznie się z nią komunikować. 

Skuteczna komunikacja

Bariery komunikacyjne mogą prowadzić do powstania licznych nieporozumień. Istnieje jednak kilka sposobów, które pozwalają nam ich uniknąć.

Przede wszystkim należy zdać sobie sprawę z faktu, że budowanie porozumienia to pracochłonny proces, wymagający obustronnego zainteresowania uczestników dialogu. Dlatego tak ważne jest opanowanie umiejętności aktywnego słuchania, w którego skład wchodzi między innymi parafraza. Polega ona na powtórzeniu własnymi słowami treści, które przekazał nam rozmówca.

Dzięki temu mamy możliwość upewnienia się, że dobrze zrozumieliśmy komunikat, a w rozmówcy budujemy przekonanie, że jesteśmy zainteresowani tym, co mówi.

W budowaniu kontaktu pomocne może się również okazać wejście w specyficzny rytm ciała naszego rozmówcy, dostosowanie się na poziomie niewerbalnym.  Metoda ta, zwana odzwierciedleniem, umożliwia płynne prowadzenie rozmowy

Przykładem osób, które doskonale się do siebie dostrajają są... zakochani. Łatwo zauważyć, że zachowują się oni w bardzo podobny sposób, a jednocześnie, co warto podkreślić, bardzo naturalnie.

Warto jest poświęcić czas na szlifowanie umiejętności, niezbędnych w procesie budowania porozumienia. Pozwolą one na efektywne, a jednocześnie przyjemne komunikowanie się z innymi.